時は金なり。
誰しもが、短時間で成果を上げられる、そんな効率の良い働き方を目指しているもの。
大人でも継続して集中できる時間はたった15分だと言われています。
そこで今回は、ミスの予防やモチベーション、生産性の向上も期待できる仕事の時短テクニックについてご紹介します。
タイムマネジメントテクニック
① ポモドーロテクニック
25 分間集中して作業を行い5 分間休憩をとる。
これを 4 セット繰り返し30 分間休憩をとる。
ポモドーロとはイタリア語でトマトを意味し、考案者がトマト型のキッチンタイマーを使っていたことに由来します。
短時間で集中的に作業を行うことで効率UPすることができます。
② 2分ルール
2分ルールは、特定のタスクに取り組むのを躊躇しないようにするテクニックです。
タスクが2分以内で完了できるものであれば、即座に取り組むことを心がけます。
これにより、小さなタスクをすばやく片付けることができます。
③ 時間のチャンキング
時間をチャンキングして、類似するタスクをまとめて処理します。
例えば、午前中はメール処理に集中し、午後はプロジェクトの作業に取り組むなど、一日のスケジュールをブロックごとに分ける方法です。
④ エッグタイマーメソッド
エッグタイマーメソッドでは、エッグタイマーを設定し、一定時間内にタスクを完了することを目指します。
タイマーが鳴る前にできるだけ多くの作業を片付けることに集中します。
⑤ ゾーン分け
この方法では、タスクを種類に応じてゾーン分けします。
例えば、クリエイティブなタスク、管理的なタスク、コミュニケーションなど、異なるゾーンに時間を割り当てて効率的に作業します。
ツールや心理学を利用する
① ツァイガルニク効果を使う
何かを始めるのに時間がかかってしまう、先延ばし癖がある人におすすめのテクニック。
「仕事を中断されると、キリのよいところまで進めたくなってしまう」という心理効果を使います。
あえてキリの悪いところでその日の仕事を終えると、次の日に続きが気になって早く取り掛かることができる、というわけです。
② 集中できる環境を作る
◆ 通知の制限
アプリやメール、チャットの通知を制限し、
特定の時間にまとめて確認することで無駄なコミュニケーション時間を減らすことができます。
◆ 整理整頓
デスクまわりやPCのデスクトップは常にシンプルに。
すぐに使うファイルのみ見えるところに配置しておくようにしましょう。
また、ファイル名やプロジェクト名は「名称未設定」にはせず、作成日時や内容がすぐにわかるようにしておくことも重要です。
③ いつも使うものはツールを利用して
仕事のルーチン的な部分を自動化することで、時間を節約できます。
・メールの自動フィルタリング
・請求書の自動処理
・付箋ツールを使う
・辞書登録で入力作業を効率化
・ショートカットキーをマスターする
まとめ
仕事の時短テクニックは、ストレスを軽減し、生産性を向上させるための強力なツール。
ポモドーロテクニックや他のタイムマネジメントテクニックを取り入れ、
時間を大切にし、自分自身を管理することで、効率的にタスクに取り組みましょう。
